第一章 总 则

第一条 为做好学生档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等有关法规，特作如下规定。

第二条 学生档案是记载学生个人经历、成长过程的历史材料。学生档案管理由学生工作处学生档案室具体负责，专人管理，管理人员变更应履行交接手续，保证学生档案齐全、规范，做到安全、保密、系统、完备。学生档案管理人员工作职责：

1．学生档案调进后须逐册逐页清查、整理，及时将材料归类登记、办理好交接手续，并按专业、班级存放，以便存查。发出前应逐册整理、归类登记，做到无差错。

2．及时编写档案号，清查袋内材料，做好欠缺登记，并及时向有关单位反映、催收欠缺档案材料。

3．逐年增加的档案材料，应及时登记，归入本人档案，不得错装、漏装。

4．学生档案随学生的变动，如转学、转专业、留级、退学、就业等要及时调转。

5．每年对档案进行一次全面清理、核对，防止档案遗失和积压。定期检查档案的保管情况，对破损或变质的档案，应及时修补、复制或作其它技术处理。

6．做好档案查阅、借阅和转递工作。

7．保持学生档案室内清洁，档案室内严禁吸烟，不得放置易燃、易爆等危险品及对档案管理不利的其它物品。注意防火、防水、防潮、防虫、防盗、防鼠、防尘。

第二章 学生档案的内容和分类

第三条 学生档案内容包含学生录取前材料、在校期间形成的材料两个部分。

（一）学生录取前材料

1．高中、中职单招学生学籍表（高考、中考、单招成绩卡）、入团材料、奖惩材料、中学毕业生登记表、政审表、体检表、学生注册登记表等。

2．高、中等学校招生报名登记表、入学通知书、考生登记表、高考成绩表、政审表、体检表等。

（二）在校期间形成的材料

1．鉴定材料。毕业生登记表、学生学籍登记表、思想品德鉴定表等。

2．学习成绩材料。经教务处确认的学生历年成绩表、毕业实习鉴定表、毕业论文（设计）成绩评定表。

3．履历类材料和学籍变动情况材料。姓名变更材料、学生入伍、转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等登记表。

4．团员材料。包含入团志愿书、思想汇报、团员证、介绍信。

5．各种奖励材料。学生在校期间获得的各种荣誉称号的审批表，优秀团干部、优秀团员、社会实践先进个人、优秀学生干部、优秀学生、优秀毕业生、各种奖学金审批表等。

6．处分材料。本人签名的处分决定、个人检查、其他证明材料、解除处分的决定、个人解除处分的申请、院部对其解除处分的意见等。

7．专科毕业生就业报到证。

8．在校体检表及其它需要归档的材料。

第三章 学生档案材料的收集、鉴别与归档

第四条 辅导员是学生档案材料收集的第一责任人，负责新生档案的收集。

1.辅导员在新生录取提档时，应查看档案是否齐全，如有欠缺，应及时向地方招办或该生毕业学校说明情况，及时补办或附上有关情况说明入档。

2．各二级学院在将档案材料送到学工处归档之前，应把每位学生（含学籍异动学生）的材料集中在一起（即将每位学生的多份材料装在一起）。将归档材料按专业、班次分开，并按学号的先后顺序依次排列。将所缺材料以班级为单元、以二级学院为单位作好统计，列出明细清单，由各二级学院分管学生工作的负责人组织专人限时完成，一时无法完成的要说明原因，清单和说明须交学工处备案，以便核查。

3．学生是党员或团员的，其材料分别由二级学院党总支或团总支上报校党委组织部和校团委审核后交学生档案室归档，临近毕业的预备党员转正时间未到，其志愿书可提前归档。

4．学生在校学习期间，受到学校、教学单位表彰的材料及受到处分的决定材料(含解除处分的决定材料)，应及时交学生档案室归档。

5．各二级学院及学校其它单位收到有关学生的有价值的材料，均应及时交学生档案室归档，任何单位和个人不得扣留和私自传阅。

6．学生学籍登记表需加盖学籍专用章，实习鉴定表、学习成绩表需盖教务处公章，毕业生鉴定表需盖学工处公章。凡入档案的材料均需二级学院分管学生工作的领导审批。

7．学工处会同各二级学院于学生毕业前夕对毕业生档案进行检查、审核、验印。

第五条 不属于规定归档的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况处理，凡不应归档的材料退还给形成材料的二级学院处理。

第六条 学生档案材料要真实、完整、齐全。学生档案材料要按要求规范填写。

1．文字材料纸张规格要统一，书写规范、字迹工整，不得用不规范简化字、错字或同音字，归档材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，没有错别字。

2．除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

3．学生档案中要辅导员（班主任）、学生签字的必须由辅导员（班主任）、学生本人签字，不能代替。

4．学年度鉴定辅导员（班主任）要根据学生实际，以写实的方式体现出各个学生的特点。

5．学生在填写档案材料时，要保持姓名、出生年月与本人身份证一致。

6．档案整理时，要将档案袋内有关材料名称填写在档案袋封面目录栏内，材料名称要填写完整、规范，并保持内外名称一致、顺序一致，具体材料以时间先后为序。

第七条 学生档案归档时间。凡是我校学生的档案均由学生工作处统一集中管理。

1.每学期第一个月组织各二级学院辅导员参加学生档案整理工作，各二级学院以辅导员为单位将上一学期学生获奖材料（以A4单面复印，复印件上备注学生姓名、学号、学院）上交学工处学生档案室。

2.毕业前集中组织一次档案整理工作（一般在学生毕业派遣前四个星期通知学院辅导员参加毕业生档案整理工作）。各二级学院新生辅导员在新生入学报到工作结束后负责收集、审核新生档案，将学生入学前档案和新生入学登记表装入档案袋并送交档案室。每年11月前，完成新生入学前档案的清理工作，如有欠缺，应及时向地方招办或该生毕业学校说明情况，及时补办或附上有关情况说明入档。在学生毕业学期，完成所有在校期间应归档材料的整理、入袋、封口并附归档材料清单。

第四章 学生档案的转递

第八条 学生分配或就业后应及时将档案转给新的主管单位。转递学生档案应遵守下列规定：

1．学生档案通过机要局投递或专人转递，单位和个人自带档案必须密封、加盖公章，不得交学生本人自带。

2.毕业生档案按毕业生就业报到证上的报到地址，在三个月内由学校学工处学生档案室转到用人单位或生源所在地人才交流服务中心或教育局大中专就业指导办公室。

3．学工处学生档案室将毕业学生所有材料收集齐全装入学生档案袋，达到准确、完整，一次转递，为学生就业提供最准确的信息。转出的档案须按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；转出的学生档案必须按“档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；严格执行转递制度，避免产生“无头档案”；各二级学院不得自行缓发或扣留毕业生档案，如有特殊情况，需经学工处同意后，方可缓发或扣留。

4．中途退学的学生，应将其档案及时退回该生入校前所在地招生办公室，因转递方向不明等特殊原因需交给学生本人带走的，经学生档案室同意后将档案密封，由学生本人签收后自行携带。未到校报到的新生档案，一年后退回该生入校前所在地招生办公室。学生转学、毕业就业、学生应征入伍提干或退伍安置，学生档案管理人员应将其档案通过机要局转递给有关单位，并追回和保存档案回执；学生应征入伍要求复学或毕业参加国家计划，其档案保存在学校。

5．学生档案一经发出，凡未及时入档案室的档案材料，均由积压单位负责转递，出现问题由积压单位和相关人员负责。

6．档案发、送、取时，均应认真做好档案登记工作，填写《学生档案调出登记表》一式二份，其中档案接收单位一份，存根和有收件人签字的登记表由学校存档，以备核查。

7．学生因其他原因离校或非毕业生，其档案须有调档单位出具接收函，否则不予转递档案。

8．毕业生到就业单位报到后，应及时到单位人事部门查询档案。

9．对滞留在学校档案室的毕业生档案按学号顺序排列，两年后未调取的，其档案将转递到毕业生原籍就业主管部门或档案托管机构（人才交流中心或当地人事部门）。

10．非个人行为导致档案材料遗失或破损，需要补办档案的，必须经过学校档案室查验通过后，方可办理。

11．档案转出程序。填写转递单——填写转档登记表——严密包封——通过机要转递——检查收存回执——回执未退的及时催查（应在一月之内）。档案接收单位应是具备管理档案资格的机构，若用人单位不具备保管条件的，应送到人事部门所属的人才流动服务中心保管，避免档案转递后造成丢失。

第五章 学生档案的利用

第九条 因工作需要查阅和借阅学生档案，须遵守下列规定：

1．学生档案为“内部不宜公开材料”，原则上不外借。如有特殊情况，须持单位证明，经学工处负责人签字同意后，填写档案查阅登记表方可调阅。学工干部、班主任、辅导员及有关人员，须持所在部门、二级学院介绍信，方可借阅学生档案，其他人未经批准不得查阅学生档案。借阅单位对所借档案要指定专人妥善保管，不得转借，严禁将档案转交无关人员及学生本人阅看。借阅时间不得超过五天。

2．对借阅、借用的学生档案，借阅人不得在档案上画圈、涂抹、篡改、批注，不得抽留、翻印、转借、公开引用、增删档案材料，不得擅自拍摄、复制档案内容，不得向无关人员泄露档案内容，不得漏装、错装档案，违者将追究有关人员的责任。

第六章 附则

第十条 本规定由学校学生工作处负责解释。自发布之日起执行。